Doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số trong áp lực tuân thủ

Cuộc "chạy nước rút"

Hai năm trở lại đây, cùng với quá trình cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chính phủ số, doanh nghiệp buộc phải triển khai hàng loạt yêu cầu số hóa như áp dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số, kê khai và nộp thuế điện tử, báo cáo lao động, bảo hiểm xã hội, kết nối dữ liệu với cơ quan quản lý…

Với doanh nghiệp lớn, có bộ máy quản trị bài bản và nguồn lực tài chính đủ dày, quá trình này diễn ra tương đối suôn sẻ. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ - nhóm chiếm hơn 95% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động, số hóa lại là một cuộc "chạy nước rút" đầy áp lực.

"Chúng tôi không có phòng công nghệ thông tin. Tôi vừa điều hành doanh nghiệp, vừa lo thị trường, lại phải tự tìm hiểu quy định để ký hóa đơn điện tử, xử lý dữ liệu. Nhiều khi đúng hay sai chỉ cách nhau một cú nhấp chuột", ông Nguyễn Văn Khoa, Giám đốc một doanh nghiệp phân phối thương mại quy mô 30 lao động tại Hà Nội, chia sẻ.

Theo ông Khoa, việc triển khai các hệ thống số không xuất phát từ nhu cầu tái cấu trúc hay nâng cao hiệu quả quản trị, mà đơn giản là không làm thì không thể tiếp tục hoạt động. "Chuyển đổi số với doanh nghiệp nhỏ trước hết là để đủ điều kiện tồn tại", ông nói.

Một trong những áp lực lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ đang đối mặt là chi phí số hóa, bao gồm cả chi phí hữu hình và vô hình. Ngoài các khoản đầu tư ban đầu cho phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký số, doanh nghiệp còn phải chi trả chi phí duy trì hàng năm, chi phí tư vấn triển khai, đào tạo nhân sự, thậm chí là chi phí sửa lỗi khi hệ thống vận hành chưa trơn tru.

"Khi cộng tất cả lại, chi phí số hóa mỗi năm của doanh nghiệp tôi tương đương tiền lương của một lao động lành nghề. Với doanh nghiệp lớn, con số đó không đáng kể, nhưng với chúng tôi, đó là bài toán phải cân nhắc", bà Lê Thùy Linh, chủ một cơ sở sản xuất chè tại xã Tân Cương (Thái Nguyên), cho biết.

Đáng chú ý, chi phí lớn nhất không hẳn nằm ở phần mềm, mà ở rủi ro sai sót. Một lỗi định dạng dữ liệu, một sai lệch nhỏ trong kê khai điện tử có thể dẫn tới xử phạt hành chính, buộc doanh nghiệp phải vừa khắc phục, vừa lo giải trình.

"Chúng tôi không sợ đầu tư, chỉ sợ đầu tư xong mà vẫn bị phạt vì… làm chưa đúng", bà Linh băn khoăn.

Khi chuyển đổi số trở thành rủi ro pháp lý

Khác với giai đoạn chuyển đổi thủ công sang cơ chế một cửa trước đây, chuyển đổi số hiện nay diễn ra trong bối cảnh yêu cầu tuân thủ cao và mức xử phạt ngày càng rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thừa nhận, họ bước vào số hóa với tâm thế "không được phép sai".

Điều này vô hình trung khiến chuyển đổi số, lẽ ra phải là quá trình học hỏi và cải tiến, lại trở thành một rủi ro pháp lý tiềm ẩn. "Kế toán của công ty tôi thường xuyên căng thẳng vì sợ sai. Hệ thống thì liên thông, nhưng mỗi nơi một chuẩn, chỉ cần lệch một chỉ tiêu là phải điều chỉnh rất nhiều bước", ông Phạm Phú Cường, Giám đốc một doanh nghiệp logistics nhỏ tại Hải Phòng nêu thực tế.

Theo các doanh nghiệp, vấn đề không nằm ở chủ trương số hóa, mà ở tốc độ và cách triển khai. Doanh nghiệp nhỏ gần như không có thời gian học và thử nghiệm, trong khi năng lực tiếp nhận công nghệ, nhân sự và tài chính đều hạn chế.

Nghị quyết 02/2026/NQ-CP của Chính phủ đặt mục tiêu tiếp tục cải thiện môi trường kinh doanh, giảm chi phí tuân thủ, lấy doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Tuy nhiên, từ góc nhìn của doanh nghiệp nhỏ, khoảng cách giữa tinh thần chính sách và thực tiễn vẫn còn đáng kể.

Nhiều ý kiến cho rằng, số hóa hiện nay đang được triển khai theo hướng đồng loạt, trong khi năng lực tiếp nhận giữa doanh nghiệp lớn và nhỏ rất khác nhau. "Chúng tôi không xin đặc quyền, chỉ mong có lộ trình phù hợp hơn. Giai đoạn đầu nên cho phép sai sót kỹ thuật ở mức nhất định, có hướng dẫn cụ thể thay vì xử phạt ngay", ông Cường kiến nghị.

Từ thực tiễn hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ cho rằng, để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực tăng trưởng, cần chuẩn hóa và đồng bộ các hệ thống số giữa các cơ quan quản lý, giảm tình trạng doanh nghiệp phải nhập liệu lặp lại nhiều lần. Đồng thời, cần hỗ trợ kỹ thuật theo quy mô doanh nghiệp, không chỉ bằng văn bản hướng dẫn, mà bằng tư vấn, đào tạo thực chất.

"Số hóa là xu thế không thể đảo ngược, nhưng nếu chỉ nhìn số hóa như một nghĩa vụ tuân thủ, doanh nghiệp sẽ làm cho xong. Khi đó, mục tiêu nâng cao năng suất, năng lực cạnh tranh sẽ rất khó đạt được", bà Lê Thùy Linh thẳng thắn.

Từ phía cơ quan quản lý, đại diện một đơn vị trong lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính cho biết, trong quá trình chuyển đổi, việc phát sinh lỗi kỹ thuật là điều khó tránh. Quan điểm của cơ quan quản lý là tăng cường hướng dẫn, hỗ trợ để doanh nghiệp làm đúng, làm quen dần với hệ thống, thay vì tạo thêm áp lực không cần thiết.