Áp dụng trí tuệ nhân tạo nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong xử lý thủ tục hành chính

Trí tuệ nhân tạo – Đột phá chiến lược trong giải quyết thủ tục hành chính giai đoạn sắp xếp đơn vị hành chính

Việc sắp xếp lại tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, đặc biệt ở cấp huyện, cấp xã, là một chủ trương lớn mang ý nghĩa chiến lược trong công cuộc cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước. Mục tiêu hướng đến là tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả và hiện đại hóa nền hành chính, bảo đảm bộ máy vận hành linh hoạt, sát với thực tiễn quản lý, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. Tuy nhiên, quá trình này đồng thời đặt ra nhiều thách thức không nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính – nơi tiếp xúc trực tiếp, thường xuyên và nhạy cảm nhất với người dân.

Thực tế cho thấy, khi địa giới hành chính, tên gọi đơn vị, các đầu mối quản lý thay đổi, kéo theo một loạt thủ tục hành chính cần được cập nhật, điều chỉnh và giải thích lại. Người dân, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin mới, chưa hiểu rõ thủ tục cần thiết để điều chỉnh các loại giấy tờ cá nhân và pháp lý liên quan như hộ khẩu, căn cước công dân, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng lao động, v.v... Điều này khiến nhu cầu hỏi đáp, tư vấn, xử lý hồ sơ phát sinh tăng vọt trong thời gian ngắn. Trong khi đó, bộ máy hành chính đang phải thực hiện tinh giản, khiến áp lực dồn lên đội ngũ cán bộ, công chức vốn đang phải đồng thời làm quen với các quy định mới, quy trình mới, bộ biểu mẫu mới sau sáp nhập. Nguy cơ quá tải, chậm trễ, sai sót trong xử lý hồ sơ là điều khó tránh khỏi nếu không có sự hỗ trợ đắc lực từ công nghệ.

Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào giải quyết thủ tục hành chính đã trở thành một giải pháp không chỉ mang tính cấp thiết mà còn chiến lược, tạo bước đột phá về phương thức phục vụ, vận hành bộ máy và xây dựng chính quyền số. Tập đoàn VNPT – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số quốc gia – đã sớm nghiên cứu và triển khai các nền tảng AI chuyên biệt, thiết kế riêng cho bối cảnh sắp xếp đơn vị hành chính, hướng đến mục tiêu kép: hỗ trợ hiệu quả cho người dân, doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi và đồng thời nâng cao năng lực xử lý của cán bộ công chức, bảo đảm quá trình cải cách diễn ra minh bạch, thông suốt, giảm thiểu tối đa phiền hà.

Nổi bật trong hệ sinh thái này là “Trợ lý ảo Công dân – Doanh nghiệp”, một nền tảng AI tích hợp thông minh, đóng vai trò như một điểm chạm số duy nhất, hỗ trợ người dân và doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa các thông tin và thủ tục liên quan đến sắp xếp hành chính. Ứng dụng hoạt động liên tục 24/7, ứng dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) tiên tiến để hiểu, phân tích và trả lời chính xác hàng nghìn câu hỏi khác nhau của người dân – từ những thắc mắc đơn giản về tên đơn vị hành chính mới, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục, đến những nội dung phức tạp hơn như quy trình điều chỉnh giấy tờ, thời hạn thực hiện, biểu mẫu cần sử dụng, các quy định có hiệu lực sau sáp nhập...

Không dừng lại ở vai trò trả lời tự động, hệ thống còn có khả năng cá nhân hóa hướng dẫn thủ tục hành chính cho từng người dùng dựa trên thông tin cụ thể như địa chỉ cũ/mới, loại giấy tờ cần điều chỉnh, loại hình doanh nghiệp đang hoạt động. Dựa vào đó, AI xác định thủ tục cần thực hiện, liệt kê từng bước đi cụ thể, các tài liệu cần chuẩn bị, cung cấp biểu mẫu điện tử tương ứng và hướng dẫn người dùng hoàn thành nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt, ứng dụng còn có thể tự động điền một phần thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia nếu đã được liên thông, giảm thiểu sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

Về phía chính quyền, các giải pháp AI do VNPT phát triển cũng đóng vai trò như một “trợ lý số” đắc lực cho cán bộ, công chức trong toàn bộ chuỗi quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Hệ thống AI được tích hợp sâu vào phần mềm xử lý hồ sơ, giúp tự động phân loại, nhận diện, trích xuất thông tin từ giấy tờ bằng công nghệ thị giác máy tính (Computer Vision), kiểm tra tính hợp lệ theo các quy định mới của địa phương sau sáp nhập, và đưa ra cảnh báo nếu phát hiện sai sót, thiếu sót hay không tương thích. Qua đó, không chỉ tiết kiệm thời gian kiểm tra hồ sơ thủ công, mà còn giảm đáng kể tỉ lệ hồ sơ bị trả lại, tăng độ chính xác và minh bạch trong xử lý.

Bên cạnh đó, các công cụ AI còn có khả năng hỗ trợ cán bộ trong việc phân tích hồ sơ, đối chiếu quy định, đề xuất hướng xử lý phù hợp, cung cấp các trích dẫn pháp lý liên quan, đặc biệt hữu ích trong các trường hợp phức tạp hoặc có yếu tố nhạy cảm. Việc ứng dụng AI cũng cho phép tự động tổng hợp, phân tích dữ liệu từ hàng chục nghìn hồ sơ mỗi ngày, tạo ra báo cáo thống kê theo thời gian thực về khối lượng công việc, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ sai sót, loại hình thủ tục phát sinh nhiều nhất… Từ đó, giúp lãnh đạo các cấp theo dõi toàn diện tình hình, kịp thời chỉ đạo điều hành, điều chỉnh nguồn lực phù hợp.

Kết quả thử nghiệm thực tế tại Thành phố Hồ Chí Minh trong tháng 5/2025 đã chứng minh hiệu quả rõ rệt của các hệ thống này: AI hỗ trợ xử lý trung bình 10.000–13.000 hồ sơ nộp trực tiếp mỗi ngày, tiết kiệm hơn 1.400 giờ làm việc/ngày, tương đương với công việc của 175 cán bộ; bên cạnh đó, còn tiếp nhận 5.000–6.000 hồ sơ trực tuyến, giúp tiết kiệm thêm hơn 550 giờ mỗi ngày. Những con số này không chỉ phản ánh năng lực công nghệ, mà còn cho thấy tiềm năng to lớn của AI trong việc tái cấu trúc quy trình hành chính theo hướng hiệu quả, minh bạch và hiện đại.

Từ góc độ người dân, doanh nghiệp, việc tiếp cận các dịch vụ công trở nên dễ dàng, minh bạch và thuận tiện hơn bao giờ hết. Họ có thể tìm kiếm thông tin, tra cứu tiến độ, tương tác trực tiếp với hệ thống qua ChatBot thông minh mà không cần đến trực tiếp cơ quan nhà nước hay chờ đợi quá lâu. Sự đồng nhất trong trả lời, sự chính xác trong hướng dẫn và sự hỗ trợ tức thì đã tạo nên một trải nghiệm hành chính số liền mạch, thân thiện, lấy người dân làm trung tâm đúng như tinh thần cải cách.

Đối với VNPT, AI không đơn thuần là một xu hướng công nghệ mà là chiến lược dài hơi đã được đầu tư bài bản. Với tầm nhìn “làm thật – dùng thật”, các sản phẩm AI của VNPT không chỉ được thiết kế trên lý thuyết mà đã và đang được thử nghiệm, cải tiến trong thực tiễn sử dụng, tích hợp sâu vào hệ sinh thái số phục vụ chính quyền, người dân và doanh nghiệp. Đây cũng là cách để VNPT từng bước làm chủ công nghệ lõi, xây dựng đội ngũ chuyên gia AI đủ năng lực cạnh tranh và chủ động kiến tạo những giải pháp mang tính đột phá, thiết thực.

Có thể khẳng định rằng, trong bối cảnh tái cấu trúc bộ máy hành chính, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào giải quyết thủ tục hành chính không chỉ góp phần giải quyết những thách thức trước mắt mà còn đặt nền móng cho một mô hình hành chính hiện đại – nơi công nghệ, con người và dữ liệu kết nối chặt chẽ, vận hành hiệu quả và phục vụ người dân một cách tận tâm, minh bạch và bình đẳng.